ADNOVA+ für einen Betrieb/Mandanten einrichten

Die Anlage des Betriebes eines Mandant in ADNOVA+ erfolgt nicht direkt in ADNOVA+, sondern durch Bereitstellung des Betriebes in ADNOVA finance und Übernahme in ADNOVA+. So ist gewährleistet, dass identische Betriebsdaten in beiden Programmen vorliegen und z. B. die Übergabe von Kassenbuchungen reibungslos funktioniert.

Aus dem gleichen Grund muss auch die Anlage neuer Wirtschaftsjahre für ADNOVA+ Betriebe in ADNOVA finance erfolgen. Beim Verlassen von ADNOVA finance werden alle geänderten Daten, in diesem Fall das neue Wirtschaftsjahr, automatisch an ADNOVA+ übergeben.

Diese Anleitung beschreibt Schritt für Schritt, wie Sie einen Betrieb in ADNOVA finance bereitstellen und in ADNOVA+ übernehmen.

Vorbereitung und Bereitstellung in ADNOVA finance
Übernahme in ADNOVA+

Vorbereitung und Bereitstellung in ADNOVA finance

In ADNOVA finance steuern Sie, in welchem Umfang die Zusammenarbeit mit ADNOVA+ für den jeweiligen Betrieb erfolgen soll. Es stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, die Sie in ADNOVA finance

zentral für mehrere Betriebe aktivieren können (Menüpunkt Datei - ADNOVA+ - Module de-/aktivieren) bzw.
zum ausgewählten Betrieb einrichten können (Menüpunkt Erstaufnahme - Buchführung einrichten - ADNOVA+).

Die einzelnen Module eröffnen folgende Möglichkeiten:

Stammdaten (Belegbuch, UNA, Dashboard)	Nutzung des Belegbuchs zur Archivierung von Belegen Übergabe der Daten zur Unternehmensanalyse und Anzeige der UNA grafisch aufbereitet als Dashboard in ADNOVA+ (Voraussetzung: Abruf 711 UNA vom ADNOVA service center)
Archiv (Dokumentenmanagement)	Nutzung des Dokumentenmanagements als Archiv Nach der Aktivierung werden alle Auswertungen des Betriebes aus dem ADNOVA Archiv nach ADNOVA+ verschoben.
Kassenbuch	Ordnungsgemäßes Führen der Kasse in ADNOVA+ und Übergabe der Kassenbuchungen an ADNOVA finance, ggf. verknüpft mit den Kassenbelegen
Kontoumsatzassistent	Übergabe der Kontoumsätze, die über die Datendrehscheibe von den Banken und Warengenossenschaften abgerufen wurden, an ADNOVA+. Nach der Verknüpfung mit den Belegen im Kontoumsatzassistenten in ADNOVA+ werden die Belege in ADNOVA finance bei der Nachbearbeitung im Kontierungsassistenten und in den Umsatzbuchungen angezeigt.
Buchungsvorschläge	Nutzung der KI-basierten Buchungsautomatisierung Die KI analysiert, wie Kontoumsätze in den letzten drei Wirtschaftsjahren verbucht wurden, lernt betriebsindividuelle Buchungsmuster und erstellt daraus Buchungsvorschläge. Dabei wird eine durchschnittliche Kontierungsrate von 70 % erreicht.
Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA, Dashboard)	Übergabe der Daten aus ADNOVA finance und Anzeige der Erfolgsrechnung und der Liquiditätsübersicht grafisch aufbereitet als Dashboard in ADNOVA+
Jahresabschluss (Dashboard)	Übergabe der Daten zum Jahresabschluss und Anzeige grafisch aufbereitet als Dashboard Neben wichtige Kennzahlen im Überblick wird der vollständige Inhalt des Jahresabschlusses zur detaillierten Analyse angezeigt und kann bis auf die Journalzeilen runtergebrochen werden.

Die Funktionen Kassenbuch und Kontoumsatzassistent sind jeweils im ausgewählten Betrieb zu aktivieren.

Einrichtung eines Kassenbuchs

Rufen Sie in ADNOVA finance den Betrieb auf, der für ADNOVA+ bereitgestellt werden soll.
Rufen Sie den Menüpunkt Erstaufnahme - Buchführung einrichten - ADNOVA+ auf.

Öffnen Sie die Funktion Kassenbuchkonten de-/aktivieren über die Schaltfläche.
Bitte tragen Sie das Kassenkonto ein und setzen Sie den Status Datendrehscheibe auf
1 = Teilnahme Datendrehscheibe.
Im Feld Startdatum tragen Sie das Wirtschaftsjahr ein, in dem Sie mit der Kassenbuch-führung in ADNOVA+ beginnen wollen.

Speichern Sie die Angaben.
Übertragen Sie den Betrieb zum ADNOVA service center.

Einrichtung eines Kontoumsatzassistenten

Rufen Sie den Betrieb auf, der für ADNOVA+ bereitgestellt werden soll.
Rufen Sie den Menüpunkt Erstaufnahme - Buchführung einrichten - ADNOVA+ auf.
Öffnen Sie die Funktion Bereitstellung Umsätze de-/aktivieren über die Schaltfläche.
Wählen Sie oben aus, ob Umsätze von Bank- oder von Warengenossenschaftskonten bereitgestellt werden sollen.
Bitte tragen Sie das Bank bzw. Warengenossenschaftskonto ein, setzen Sie den Status Datendrehscheibe auf 1 = Teilnahme Datendrehscheibe und tragen Sie im Feld Startdatum das Wirtschaftsjahr ein, in dem Sie mit der Bereitstellung der Kontoumsätze für ADNOVA+ beginnen wollen.

Setzen Sie im zweiten Teil zur Datendrehscheibe 1 = Bereitstellung Kontoumsätze ADNOVA+ ein und geben Sie den Stichtag an, ab dem Kontoumsätze bereitgestellt werden sollen.
Speichern Sie und übertragen Sie den Betrieb zum ADNOVA service center.

Einrichtung weiterer Module

Alle weiteren Module können sowohl für den ausgewählten Betrieb als auch zentral für mehrere Betriebe aktiviert werden. Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor:

Öffnen Sie in ADNOVA finance die Funktion Datei - ADNOVA+ - Module de-/aktivieren und wählen Sie das entsprechende Modul aus.
Wählen Sie in der Tabelle den gewünschten Betrieb/die gewünschten Betriebe aus.
Bestätigen Sie mit OK.
Die Abfrage „Wollen Sie wirklich …. für die ausgewählten Betriebe aktivieren“ bestätigen Sie bitte mit Ja.

Nachdem Sie Module aktiviert haben, wird automatisch die jeweilige Übergabedatei für ADNOVA+ bereitgestellt und kann in ADNOVA+ übernommen werden.

Sie können die Übergabedateien für einzelne oder mehrere Betriebe zusätzlich jederzeit über die Funktion Datei - ADNOVA+ - Datenübergabe erneut bereitstellen. Dies ist z. B. notwendig, wenn die Übergabedateien nicht auf dem PC bereitgestellt wurden, an dem sie in ADNOVA+ übernommen werden sollen.

Übernahme in ADNOVA+

Wichtig:
Die Übernahme der Betriebe in ADNOVA+ muss von dem PC aus erfolgen, an dem die Bereitstellung in ADNOVA finance durchgeführt wurde!

Öffnen Sie ADNOVA+ bzw. wechseln Sie in ADNOVA+ auf Mein ADNOVA+.
In der Minianwendung ADNOVA finance - Betriebe importieren sehen Sie eine Übersicht der in ADNOVA finance für ADNOVA+ bereitgestellten Betriebe.
Wählen Sie in der Minianwendung einen Betrieb aus und betätigen Sie die Schaltfläche Betrieb importieren.

Der Übernahmeassistent wird gestartet. Im ersten Schritt tragen Sie bitte eine Mandantennummer im Feld Mandantennummer ein und ordnen dem Betrieb einen Geschäftspartner zu.

Wenn Sie dazu einen neuen Geschäftspartner anlegen, geben Sie bitte im Feld Geschäftspartner-Nr. die Nummer ein. Bitte beachten Sie hier die Vorgaben Ihrer Organisation bzgl. Aufbau und Verwendung. Sollte die Nummer bereits vergeben sein, wird Ihnen beim Speichern automatisch eine freie Nummer vorgeschlagen.

Tipps:
Bei vielen Organisation entspricht die Mandantennummer dem Personenkonto in der Buchführung. Daher wird die Mandantennummer bei Debitorenkonten entsprechend als Personenkonto vorgeschlagen. Zudem verwenden viele Organisationen die Mandantennummer als Geschäftspartnernummer, wenn zeitgleich mit dem Betrieb der Geschäftspartner neu angelegt wird.

Exkurs Geschäftspartner:
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit alle Betriebe eines Mandanten zu einem Geschäftspartner zuzuordnen. Damit haben Sie direkt in der Mandantenübersicht einen Überblick, welche Betriebe zusammengehören (Landwirtschaft GbR Mayer und Hofladen Mayer zum Geschäftspartner Hainer Mayer).

Bitte beachten Sie, dass Mandanten nur einem Geschäftspartner zugeordnet werden können. D. h. wenn ein Mandant mehrere Betriebe bearbeitet, sind diese unter einem Geschäftspartner zusammenzufassen.

Schließen Sie den ersten Schritt über die Schaltfläche Weiter ab.
Im zweiten Schritt legen Sie fest, in welcher Firma/welchen Firmen der Mandant bearbeitet wird.
Markieren Sie die Firmen, denen der Mandant zugeordnet sein soll. Der Mandant ist nur in diesen und nicht in anderen Firmen, die zu Ihrem Unternehmen gehören, sichtbar.
Kennzeichnen Sie zusätzlich, welche Firma für LAND-DATA Abrechnungsempfänger für Gebühren ist, die für die Führung dieses Mandanten in ADNOVA+ entstehen.

Schließen Sie diesen Schritt mit Weiter ab.
Im dritten Schritt wird der Mandant einer Partnergruppe zugeordnet.
Alle Mitarbeiter, die Zugriff auf diese Partnergruppe haben, können den Mandanten in ADNOVA+ sehen und bearbeiten.

Ist einer Partnergruppe Ihrer Firma die Orga-/Empfänger-Nr. des Partners zugeordnet, wird diese Partnergruppe als zugeordnet vorgeschlagen. Dies dient zur Sicherheit, falls Sie den Zugriff auf Betriebe abhängig von der Organisations- und Empfängernummer in den Betriebsdaten steuern möchten.

Schließen Sie den Schritt über die Schaltfläche Starten ab. Die Daten werden in ADNOVA+ angelegt. Ein Kurzprotokoll wird Ihnen im vierten Schritt angezeigt. Anschließend können Sie den Betrieb über die Partnerübersicht auswählen und bearbeiten.

Nach dem erstmaligen Import des Betriebes werden zukünftig neu aus ADNOVA finance bereitgestellte Daten automatisch in ADNOVA+ übernommen.

LAND-DATA Anleitung ADNOVA+, Stand 04/2024