Schneller ans Ziel mit KI-basierten Buchungsvorschlägen

Die KI analysiert Bankumsätze und erstellt automatisch präzise Buchungsvorschläge. Besonders hilfreich ist die Fähigkeit der KI, komplexe Geschäftsvorfälle zu erkennen und aufzubereiten, etwa durch das automatisierte Aufschlüsseln von Splitt-Beträgen und das Zuordnen passender Buchungstexte aus dem Verwendungszweck. Hier erfahren Sie, wie Sie die KI-basierten Buchungsvorschläge optimal kontrollieren und ergänzen können.

Die Funktion steht bisher ausschließlich Buchstellen und Steuerberatungskanzleien zur Verfügung.

• Wirtschaftsjahreswechsel: Fehlermeldungen vermeiden
• Digitale Belege erleichtern und beschleunigen die Arbeit mit der KI
• Schneller werden durch Nutzung von Sortierungs- und Filtermöglich­keiten
• Die KI trainiert aus der eigenen Buchungshistorie
• Häufiges Bearbeiten der Buchungsvorschläge verbessert die Performance
• Zeit sparen - Speichern nicht nötig
• Anzeige mit F5 aktualisieren für bessere Performance
• Individuell einstellbar - Kaufmännische Erfassung, Datumsformat…
• Schnelleres Buchen durch „Ähnliche Buchungen“ und „Buchungs­alternativen“
• Nutzung von Shortcuts kann beim Navigieren durch die Eingabemaske helfen:
• Belegvorschau über den Nummernblock schneller bedienen
• Sammelüberweisungen als Einzelpositionen besser nachvollziehbar

Wirtschaftsjahreswechsel: Fehlermeldungen vermeiden

Übertragen Sie den Betrieb an das LAND-DATA Rechenzentrum, sobald Sie das neue Wirtschaftsjahr in ADNOVA finance angelegt haben. Andernfalls kann es passieren, dass keine Buchungsvorschläge generiert werden – stattdessen erscheint die Fehlermeldung:

Dies lässt sich ganz einfach vermeiden, wenn der Betrieb zeitnah nach dem Anlegen des neuen Wirtschaftsjahres übertragen wird.

✔️ Wirtschaftsjahr angelegt? Dann Daten direkt übertragen!

Nur wenn das neue Wirtschaftsjahr auch an das LAND-DATA Rechenzentrum übertragen wurde, kann unsere KI die Buchungsvorschläge korrekt und im richtigen Zeitraum erzeugen. 

✔️ Denken Sie auch an die Datenübergabe der Stammdaten

Damit das Wirtschaftsjahr in ADNOVA+ ausgewählt werden kann, ist zusätzlich die Daten-übergabe Stammdaten wichtig - das kennen Sie schon aus der Kasse: Sorgen Sie deshalb dafür, dass regelmäßig ein  Stammdatenaustausch zwischen ADNOVA finance und ADNOVA+ erfolgt.

Auch Konten, Kontenbezeichnungen, zugeordnete USt-Schlüssel usw. liegen in den Buchungsvorschlägen erst vor, wenn die Informationen über eine Datenübertragung im LAND-DATA Rechenzentrum angekommen sind und der Stammdatenabgleich vor Ort erfolgt ist.

Zeit sparen mit digitalen Belegen

Wählen Sie Betriebe aus, die digitale Belege liefern bzw. zeitnah damit beginnen. Für die digitale Belegablage steht den Mandanten unsere Anwendung Just Farming zur Verfügung. Kompakte Videos und Anleitungen dazu finden Sie auf unserer Seite www.just-farming.de unter „Wissenswertes“. Bei konkreten Fragen finden Sie dort den richtigen Ansprechpartner.

Effizienter arbeiten durch Einsatz von Sortierungs- und Filtermöglich­keiten

Der Dialog für die Buchungsvorschläge in ADNOVA+ bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, die Tabelle zu bearbeiten und neue Arbeitsabläufe zu gestalten.

Setzen Sie Filter und arbeiten Sie jeden Status für sich ab

Durch die Möglichkeit, die Buchungen nach Status (Vollständig, Hinweis, Offen) zu filtern und gezielt durch die Buchungen zu navigieren, können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und Zeit sparen. Gleichzeitig verringern Sie dadurch die Anzahl der angezeigten Buchungs­vorschläge und ermöglichen so eine optimale Performance.

Sortieren der Spalte „Gegenkonto“ in der Tabelle:

Dies hilft Ihnen, einen Überblick über die Sachkonten zu erhalten und Sachverhalte schneller abzuarbeiten.

Die KI trainiert aus der eigenen Buchungshistorie

Als Training werden die letzten drei Wirtschaftsjahre herangezogen (Buchung über die Datendrehscheibe). Je mehr Lerngrundlage vorhanden ist, desto höher ist die Vor­kon­tie­rungsquote. Trainiert die KI mit kürzeren Lernzeiträumen, beeinflusst dies die Buchungs­vor­schläge. Als Trainingsgrundlage benötigt die KI mindestens 100 Buchungen im Haupt­buch.

Häufiges Bearbeiten der Buchungsvorschläge verbessert die Performance

Mithilfe des Menüpunkts „Ähnliche Buchungen“ haben Sie als Anwender die Möglichkeit, mehrere Vorgänge in einem Zug abzuarbeiten. Diese Funktion benötigt jedoch Rechen­leistung. Wenn über mehrere Wochen oder Monate Buchungen eingehen, werden beim Aufrufen des Vorgangs mehr Informationen geladen, was sich auf die Performance auswirkt.

Besonders bei Betrieben mit vielen Buchungen empfiehlt sich daher ein regelmäßiges Abarbeiten der Buchungsvorschläge.

Sind bei einem Betrieb doch einmal viele Buchungsvorschläge vorhanden, kann die Performance durch eine zwischenzeitliche Datenübertragung verbessert werden. Alle Buchungen, die Sie bereits kontrolliert haben, können Sie übertragen und durch die Datumsauswahl im Übertragungsfenster die Übertragung gezielt steuern.

Zeit sparen - Speichern nicht nötig

Wenn die KI den richtigen Buchungssatz vorgeschlagen hat (Gegenkonto, Kostenstelle,
 USt-Schlüssel…), ist ein zusätzliches Speichern des Vorgangs nicht notwendig. Alle Buchungen, bei denen ein Gegenkonto vorhanden ist, werden an ADNOVA finance über­tragen, auch ohne Speicherung der Buchung.

Anzeige mit F5 aktualisieren für bessere Performance

Mit F5 können Sie die jeweilige Anzeige aktualisieren und das kann in den Buchungsvorschlägen genutzt werden, um den aktuellen Buchungsstapel zu reduzieren.

Haben Sie - nachdem Sie den Filter gesetzt haben - sehr viele offene Buchungen, kann die Performance darunter leiden. Arbeiten Sie die Buchungen nach und nach ab, können Sie die Anzeige durch F5 regelmäßig aktualisieren. Es wird dann neu auf die offenen Buchungen eingefiltert und die bereits bearbeiteten Buchungen werden nicht mehr angezeigt. Das hat einen positiven Einfluss auf die Geschwindigkeit.

Individuell einstellbar - Kaufmännische Erfassung, Datumsformat…

Sind Sie aus ADNOVA finance die Erfassung der Beträge ohne Komma gewohnt und möchten dies auch in der Buchungsautomatisierung so handhaben?

Kein Problem, aktivieren Sie in den Benutzereinstellungen  die Option  Kaufmännische Erfassung , damit die Eingabe von Beträgen ohne Komma erfolgen kann.

Weitere Möglichkeiten:

• Zweistellige Eingabe der Jahreszahl in Datumsfeldern: Bei Auswahl der Checkbox genügt die Eingabe TT.MM.JJ (Beispiel: 01.01.25). Diese Einstellungen werden mit Ihren Benutzereinstellungen synchronisiert.
• Rücksprungfeld: Wählen Sie über die Checkbox aus, welches Rücksprungfeld der Cursor zur weiteren Bearbeitung springen soll.
• Buchungsalternativen: Wählen Sie über die Checkbox aus, ob die Buchungsalternativen bei offenem Buchungsstatus automatisch ausgeklappt dargestellt werden sollen.

Schnelleres Buchen durch „Ähnliche Buchungen“ und „Buchungs­alternativen“

Durch die „Ähnlichen Buchungen“ können Sie mehrere Buchungen in einem Vorgang buchen:

Die „Buchungsalternativen“ zeigen Ihnen heterogen gebuchte Sachverhalte aus der Ver­gangenheit. Passt eine Buchungsalternative zum aktuellen Sachverhalt, kann sie mit einem Klick übernommen werden.

Nutzung von Shortcuts kann beim Navigieren durch die Eingabemaske helfen:

1. Pfeil Up/Down in der B.-Nr., um durch die Buchungen zu springen
2. Tab → nächstes Feld
3. Shift + Tab → vorheriges Feld
4. / (Geteilt-Zeichen im Nummernblock) im Feld Gegenkonto→ Schnellspeichern
5. STRG + SHIFT + B → zum Öffnen der Buchungsalternativen
6. STRG + SHIFT + A → zum Öffnen der ähnlichen Buchungen

 Hinweis: In ADNOVA+ aktiviert F9 den Taschenrechner, in ADNOVA finance F12!

Belegvorschau über den Nummernblock schneller bedienen

Über den Nummernblocks können Sie schnell und präzise durch die Belege navigieren. Die Tastaturbelegung orientiert sich dabei an der aus ADNOVA finance gewohnten Bedienung.

Sammelüberweisungen als Einzelpositionen besser nachvollziehbar

Sammelüberweisungen sind eine praktische Möglichkeit, mehrere Zahlungen in einem ein­zigen Vorgang zusammenzufassen.

Allerdings kann es vorkommen, dass Sammel­überwei­sungen auf dem Bankkonto nicht als Einzelüberweisungen angezeigt werden. Stattdessen wird nur der Gesamtbetrag der Sammelüberweisung als eine einzige Buchung ausgewiesen und somit auch nur ein Kontoumsatz angezeigt. Dieses Verhalten erschwert die Nachverfolg­barkeit einzelner Zahlungen und die Zuordnung der Belege.

Die Ursache liegt in der Regel bei der Bank, die eine spezielle Einstellung für das Konto vornehmen muss, um Sammelüberweisungen in Einzelüberweisungen aufzuteilen. Diese Einstellung kann der Mandant unkompliziert direkt bei seiner Bank beantragen.