ADNOVA finance - Digitaler Finanzbericht

Der Digitale Finanzbericht (DiFin) ist ein Standardverfahren für die digitale Übermittlung von Jahresabschlüssen und weiteren Auswertungen (PDF-Format) an Banken und Sparkassen.

Die Vorteile des Digitalen Finanzberichts
Voraussetzungen für die Teilnahme am Verfahren des Digitalen Finanzberichts
Für welche Betriebe steht der Digitale Finanzbericht zur Verfügung
Der Digitale Finanzbericht in ADNOVA finance

Die Vorteile des Digitalen Finanzberichts

Mit dem Digitalen Finanzbericht steht ein medienbruchfreies und sicheres Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Jahresabschlüssen an Banken und Sparkassen zur Verfügung. Hierbei wird auf das bekannte und praxiserprobte XBRL-Format, das seit Jahren für die Übermittlung von Jahresabschlüssen an die Finanzverwaltung genutzt wird, zurückgegriffen.

Die Vorteile des Verfahrens lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

Ein einheitlicher elektronischer Verteilprozess an alle Banken und Sparkassen auf der Basis des praxiserprobten und bewährten XBRL-Formats der E-Bilanz
Ansatzpunkt für innovative Dienstleistungsangebote im Bereich Unternehmenssteuerung, Beratung und Reporting
Optimale Vorbereitung auf das Bank-/Kreditgespräch und schnellere Bearbeitung von Kreditantrag/-prolongation durch kürzere Durchlaufzeiten

Voraussetzungen für die Teilnahme am Verfahren des Digitalen Finanzberichts

Bevor Sie mit der Übermittlung der Jahresabschlüsse beginnen können, müssen die rechtlichen und vertraglichen Voraussetzungen hierfür geschaffen werden.

Von Seiten der Bank:

Banken und Sparkassen müssen eine Haftungsklarstellungserklärung unterzeichnen, um am Verfahren des Digitalen Finanzberichts teilnehmen zu können. Mit der Haftungsklarstellungserklärung wird rechtlich klargestellt, dass die Mandanten bei der elektronischen Übermittlung nicht schlechter gestellt werden, als hätten sie den Jahresabschluss bei der Bank bzw. Sparkasse in Papierform eingereicht.

Alle teilnehmenden Banken und Sparkassen werden zentral auf der Website des Digitalen Finanzberichts gelistet.

Zwischen Mandant und Bank:

Der Mandant erklärt rechtsverbindlich gegenüber seiner Bank oder Sparkasse, dass er an der elektronischen Abschlussübermittlung teilnimmt. Dies geschieht durch die Unterzeichnung der sogenannten Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE).

Zwischen Mandant und Steuerberater/Buchstelle:

Der Mandant beauftragt den Steuerberater bzw. die Buchstelle mit der digitalen Übermittlung der Jahresabschlussunterlagen. Hierfür wird eine Vereinbarung über die Teilnahme am Verfahren des Digitalen Finanzberichts abgeschlossen.

Zusätzlich ist es sinnvoll, dass dem Steuerberater bzw. der Buchstelle eine Kopie der Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE) zur Verfügung gestellt wird.

Für welche Betriebe steht der Digitale Finanzbericht zur Verfügung

Der Digitale Finanzbericht steht in ADNOVA finance für bilanzierende Betriebe und Betriebe mit Gewinnermittlung nach § 4 (3) EStG zur Verfügung.

Es gelten folgende Ausnahmen bzw. Einschränkungen:

Die Erstellung und Übermittlung des Digitalen Finanzberichts ist für Vereine (Rechtsform 65) nicht möglich.
Für Kapitalgesellschaften und Genossenschaften (Rechtsform 60-69) steht die Bewertungsart „steuerlich“ nicht zur Verfügung.
Die Bewertungsart des Vorjahres richtet sich immer nach der Bewertungsart des aktuellen Wirtschaftsjahres.
Vorjahreswerte können unter folgenden Bedingungen nichtbereitgestellt werden:
1. Beim Wechsel der Rechtsform
2. Beim Wechsel der Gewinnermittlungsart
3. Wenn kein Vorjahr vorhanden ist

Der Digitale Finanzbericht in ADNOVA finance

Für den Digitalen Finanzbericht wurde in ADNOVA finance ein neuer Jahresabschluss, bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, entwickelt. Dieser steht Ihnen in Wirtschaftsjahren mit einem Wirtschaftsjahresbeginn ab dem 01.01.2019 zur Verfügung.

Die Gliederung erfolgt bei der Bilanz nach § 266 HGB und bei der Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 (2) HGB. Die Gliederungstiefe umfasst 3 Ebenen.

Der Finanzbericht wird als technische Datei im XBRL-Format an die Banken und Sparkassen übermittelt. Die technische Adresse der Empfängerbank/-sparkasse wird hierbei anhand der Bankleitzahl ermittelt. Die Zuordnung innerhalb der Bank bzw. Sparkasse erfolgt anschließend mittels der Kundennummer. Derzeit ist es erforderlich, zusätzlich zur technischen Datei eine bildliche Datei des Jahresabschlusses im PDF-Format zu liefern. Die bildliche Datei wird automatisch vom Programm erstellt und übermittelt. Es handelt sich hierbei um den in ADNOVA finance vorhandenen Jahresabschluss entsprechend der ausgewählten Berechnungsart für den Digitalen Finanzbericht.

Stl. = Stl. Jahresabschluss
HGB = HGB Jahresabschluss
Bwl. = BMEL-Jahresabschluss

Folgende Auswertungen sind nicht Bestandteil des Digitalen Finanzberichts:

Anlagenspiegel
Forderungenspiegel
Verbindlichkeitenspiegel

Bitte berücksichtigen Sie:

Eine Übermittlung des Digitalen Finanzberichts ist nur bei ordnungsgemäßen Jahresabschlüssen möglich.
Konsolidierte Bilanzen werden vom Digitalen Finanzbericht derzeit nicht unterstützt.
Es sind jeweils die einzelnen Betriebe zu übermitteln.
Bei bestehenden Gewinndifferenzen oder negativen Beständen wird die Erstellung des Digitalen Finanzberichts mit folgender Meldung abgelehnt.

Einrichtung des Digitalen Finanzberichts in ADNOVA finance

Die Einrichtung erfolgt im Register Digitaler Finanzbericht (DiFin) im Dialog Datei – WJ einrichten / Betriebssteuerungsdaten.

Feldbeschreibung

Feldbezeichnung	Beschreibung
Digitaler Finanzbericht	Über dieses Feld wird die Erstellung des Digitalen Finanzberichts (DiFin) gesteuert. WICHTIG! Die Angabe in diesem Feld ist maßgeblich für die Verfügbarkeit der Menüpunkte bzgl. des Digitalen Finanzberichts im Programm!
Bewertungsansatz	Wählen Sie, welcher Bewertungsansatz bei der Datenermittlung (XBRL-und PDF-Dokument) herangezogen werden soll: - Steuerliche Werte Bei der Datenermittlung, insbesondere beim Inventar und der Vermögensbewertung, wird die steuerliche Bewertung heran gezogen. - Handelsrechtliche Werte Sofern in den Betriebssteuerungsdaten die Erstellung der Handelsbilanz eingerichtet ist, kann der Digitale Finanzbericht mit dem handelsrechtlichen Bewertungsansatz erstellt werden. - Betriebswirtschaftliche Werte Für Betriebe, die im Kontenrahmen LAND-DATA kr+ LuF (Code 11) geführt werden, ist die Erstellung des Digitalen Finanzberichts nach betriebswirtschaftlichen Bewertungsansätzen möglich. Hierbei ist zu beachten, dass es sich nicht um einen allgemeingültigen Bewertungsansatz handelt. Die Übermittlung erfolgt daher mit der Abschlussart „Sonstige“ (XML-Datei).
Kontensalden (Kontennachweis) zum Abschluss erstellen	Wählen Sie diese Restriktion, sofern der Digitale Finanzbericht inkl. Kontennachweis übermittelt werden soll.
Ansprechpartner beim Mandanten für den digitalen Finanzbericht
Ansprechpartner identisch mit Betriebsadresse	Wählen Sie diese Restriktion, sofern der Ansprechpartner für den Digitalen Finanzbericht mit der Betriebsadresse identisch ist.
Abweichender Ansprechpartner	Alternativ können Sie hier einen abweichenden Ansprechpartner erfassen.

Darüber hinaus ist es erforderlich, die Kontoverbindung im Dialog Erstaufnahme – Buchführung einrichten – Konto-/HI-Tier-Verbindungen einzurichten. Die hier eingerichteten Kontoverbindungen stehen im Dialog Auswertungen – Digitaler Finanzbericht – Übermittlung zur Verfügung.

Im Dialog Erstaufnahme – Buchführung einrichten – Bescheinigung erfolgt die Einrichtung der Erstellungsbescheinigung bzw. des Bestätigungsvermerks. LAND-DATA stellt Ihnen drei Standardbescheinigungen (Stl., HGB, Bwl.) für den Digitalen Finanzbericht zur Verfügung.

Erstellung von PDF-Auswertungen, die zusätzlich zum Digitalen Finanzbericht als Anhang übermittelt werden sollen

Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:

Auswahl der entsprechenden Auswertung im Menü Auswertungen (Beispiel: BWA).
Im Restriktionsbildschirm wählen Sie die Schaltfläche Vorschau/Druck.

Anschließend gelangen Sie in den Dialog für die Druckereinrichtung.

PDF-Export

Wählen Sie in der Druckereinrichtung die Schaltfläche PDF-Export, um in den Restriktionsbildschirm für den PDF-Export zu gelangen.
Standardmäßig wird in diesem Restriktionsbildschirm das Exportverzeichnis C:\ADNOVA\SYSDAT\ADF\EXPORT\DIFIN\Betriebsnummer vorgeschlagen.

Dieses Exportverzeichnis wird auf der Seite 3 des Restriktionsbildschirms für den Digitalen Finanzbericht bei Auswahl der Schaltfläche Datei suchen aufgerufen.

Die Übermittlung des Digitalen Finanzberichts

Die Übermittlung des Digitalen Finanzberichts erfolgt unter Auswertungen – Digitaler Finanzbericht – Übermittlung.

Feldbeschreibung – Seite 1

Feldbezeichnung	Beschreibung
Konto laut Buchführung	Übernahme des Buchführungskontos aus dem Dialog Erstaufnahme – Buchführung einrichten – Konto-/HI-Tier-Verbindung. Sofern mehrere Konten eingerichtet sind, können Sie aus der [F3]-Übersicht das erforderliche Konto auswählen.
Bankleitzahl	Es wird die zum ausgewählten Konto gehörende Bankleitzahl angezeigt.
Kundennummer bei der Bank	Erfassen Sie hier ihre Kundennummer bei der Bank.

Ansprechpartner bei der Bank	Erfassen Sie hier die Kontaktdaten für den Ansprechpartner bei der Bank.

Feldbeschreibung – Seite 2

Feldbezeichnung	Beschreibung
Absender
Buchstelle	Die Absenderinformationen aus dem Dialog Erstaufnahme – Allg. Daten – Sonstige allgemeine Daten Register Adressen Orga. und Behörden werden bei der Übermittlung herangezogen.
Mandant	Die Absenderinformationen aus den Betriebssteuerungsdaten werden bei der Übermittlung herangezogen.
Ansprechpartner beim Absender	Sofern es sich beim Absender um eine Buchstelle/Steuerberatungskanzlei handelt, kann hier der für den Betrieb zuständige Sachbearbeiter/Ansprechpartner erfasst werden.

Feldbeschreibung – Seite 3

Feldbezeichnung	Beschreibung
Finanzbericht übermitteln	Anzeige der in den Betriebssteuerungsdaten ausgewählten Bewertungsansatz der Übermittlung. - Steuerliche Werte - Handelsrechtliche Werte - Betriebswirtschaftliche Werte - ggf. Kontensalden (Kontennachweis)
Fertigstellungsstatus des Berichts	Vorläufig bzw. endgültig
Mit Vorjahreszahlen	Der Finanzbericht kann wahlweise mit Vorjahreszahlen übermittelt werden.
Erläuterung Notiz (F5)	Mit der Funktionstaste [F5] öffnen Sie ein Bemerkungsfenster. Hier können Sie weitergehende Erläuterungen zum Digitalen Finanzbericht erfassen. Sofern die hier erfassten Erläuterungen Bestandteil der Übermittlung sein sollen, ist diese Restriktion zu aktivieren.
Weitere Anhänge (Auswertungen). Es sind bis zu 4 weitere Anhänge im PDF-Format möglich.	Über die Schaltflächen Datei suchen können Sie vier PDF-Dokumente auswählen, die im Weiteren mit zur Bank übermittelt werden. Eine detaillierte Anleitung für die Erstellung der PDF-Dokumente sowie das Hinzufügen der Anhänge finden Sie unterhalb dieser Tabelle.

Bei Auswahl der Schaltfläche Datei suchen wird das Exportverzeichnis für den Digitalen Finanzbericht aufgerufen.

Wählen Sie hier das entsprechende PDF-Dokument aus, es wird anschließend im Restriktionsbildschirm als Anhang angezeigt.

Selbstverständlich können Sie beim PDF-Export auch andere Speicherverzeichnisse wählen und Dokumente aus anderen Verzeichnissen als Anhang zum Digitalen Finanzbericht übermitteln.

Die Übermittlung von Anhängen ist technisch auf maximal 4 Dokumente begrenzt.

Feldbeschreibung – Seite 4

Feldbezeichnung	Beschreibung
Erstellungsbeschei-nigung/Bestätigungs-vermerk	Wählen Sie, ob dem Digitalen Finanzbericht eine Bescheinigung oder ein Bestätigungsvermerk beigefügt werden soll. Die Erstellung einer entsprechenden Bescheinigung bzw. eines Vermerks nehmen Sie im Dialog Erstaufnahme – Buchführung einrichten – Bescheinigung vor. - Mit Erstellungsbescheinigung/Bestätigungsvermerk - Ohne

Feldbezeichnung

Beschreibung

Erstellungsbeschei-nigung/Bestätigungs-vermerk

Wählen Sie, ob dem Digitalen Finanzbericht eine Bescheinigung oder ein Bestätigungsvermerk beigefügt werden soll. Die Erstellung einer entsprechenden Bescheinigung bzw. eines Vermerks nehmen Sie im Dialog Erstaufnahme – Buchführung einrichten – Bescheinigung vor.

- Mit Erstellungsbescheinigung/Bestätigungsvermerk
- Ohne

Durch Auswahl der Schaltfläche Weiter auf der Seite 4 starten Sie die Berechnung des Digitalen Finanzberichts.

Sie haben die Möglichkeit, sich den erstellten Finanzbericht in einer Druckvorschau anzusehen.

Anschließend wählen Sie die Schaltfläche Senden, um den Digitalen Finanzbericht an Ihre Bank bzw. Sparkasse zu übermitteln.

Die Übermittlung der Jahresabschlüsse erfolgt im XBRL-Format (Extensible Business Reporting Language).

Nach der erfolgreichen Übermittlung erhalten Sie ein entsprechendes Protokoll.

Bitte beachten Sie:
Es erfolgt keine Rückmeldung der inhaltlichen Übermittlung.

Mögliche Fehlermeldung bei der Übertragung

Die Übermittlung des Digitalen Finanzberichts ist in diesem Fall nicht möglich.

Bitte pflegen Sie das Feld Telefon im Dialog Datei – WJ anlegen / Betriebssteuerungsdaten im Register Adresse.

Die Archivierung des Digitalen Finanzberichts

Sofern die Archivierung im Dokumentenmanagement von ADNOVA+ eingerichtet ist, erfolgt die Abfrage, in welchem Ordner der Digitale Finanzbericht archiviert werden soll. Zusätzlich können Sie hier auswählen, ob dem Mandanten die übermittelten Dateien zur Ansicht zur Verfügung stehen sollen.

Die übermittelten Dokumente inkl. Sendeprotokoll werden im ausgewählten Ordner der Firmenakte abgelegt.

Zusätzlich erfolgt die Archivierung im ADNOVA Archiv von ADNOVA finance.

LAND-DATA Anleitung ADNOVA finance, Stand 09/2023