ADNOVA+ - SEPA Lastschrift einrichten

Die Fakturierung in ADNOVA+ unterstützt Sie dabei Rechnungen und Gutschriften über eine Zahlungsdatei per Lastschriftverfahren einziehen zu lassen. Sie erstellen dann eine SEPA-Zahlungsdatei mit den Lastschriften, die Sie an Ihre Bank übermitteln.

In diesem Artikel ist Schritt für Schritt beschrieben, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen und wie Sie die Datei letztlich erstellen.

1. SEPA-Zahlungsverkehr im Fakturierungsbuch aktivieren

2. Teilnahme am Lastschriftverfahren beim Partner einrichten

3. Rechnung erstellen

4. Zahlungsdatei an die Bank übermitteln

1. SEPA-Zahlungsverkehr im Fakturierungsbuch aktivieren

Zunächst sind die Basisdaten einmalig im Fakturierungsbuch zu hinterlegen und die Verwendung des SEPA-Zahlungsverkehrs zu aktivieren. Selbstverständlich werden nur Rechnungen an Kunden berücksichtigt, die dem Lastschriftverfahren zugestimmt haben.

Rufen Sie das Fakturierungsbuch unter Einrichtung -> Fakturierung -> Fakturierungsbuch auf und nehmen Sie folgende Einstellungen im Abschnitt Zahlung vor:

Aktivieren Sie SEPA-Zahlungsverkehr verwenden
Wählen Sie als Auftraggeberkonto die Kontoverbindung aus, auf die die SEPA-Lastschriften eingezogen werden sollen. Zur Auswahl werden die Konten angeboten, die in den Kontoverbindungen hinterlegt sind.
Definieren Sie den Zielordner, in den die Zahlungsdatei bereitgestellt werden soll.

Im Abschnitt Zahlungskonditionen können Sie den Text festlegen, der auf den Belegen ausgewiesen werden soll. Ergänzen Sie über den entsprechenden Platzhalter die Mandatsreferenz, Ihre Gläubiger-Id und weitere wichtige Angaben.

Die Gläubiger-Id wird unter Einrichtung -> Firmeneinrichtung im Abschnitt Allgemein hinterlegt.

2. Teilnahme am Lastschriftverfahren beim Partner einrichten

Bei allen Kunden, die dem Lastschriftverfahren zugestimmt haben, sind die notwenigen Angaben zu erfassen und die Teilnahme zu aktivieren.

Hinterlegen Sie dazu zum Partner in den Partnerstammdaten im Abschnitt Kontoverbindung die entsprechende Kontoverbindung und die SEPA-Informationen. Die Teilnahme aktivieren Sie durch Auswahl des Lastschriftverfahrens.

Zukünftig wird für diesen Partner auf jeder Rechnung der oben definierte Textbaustein für Lastschrift verwendet und die zum Partner hinterlegten Daten werden bei den Platzhaltern eingefügt.

Beschreibung des Abschnitts Kontoverbindung

In einer Übersicht werden alle zu diesem Partner hinterlegten Kontoverbindungen angezeigt. Zusätzlich ist zur Kontoverbindung ersichtlich, ob ein SEPA-Lastschriftmandat vorliegt und welches Lastschriftverfahren verwendet wird. Wird einer Kontoverbindung ein Fakturierungsbuch zugeordnet, wird die Kontoverbindung bei Belegen dieses Fakturierungsbuchs vorgeschlagen.

Aus der Übersicht heraus können Sie weitere Einträge hinterlegen, vorhandene Angaben ändern bzw. Einträge löschen. Bitte beachten Sie, dass neue und geänderte Einträge erst gespeichert werden, wenn Sie die Pflege der Daten mit Speichern verlassen. Rechnungen, die bereits in Vorbereitung sind, werden für die Änderungen noch nicht berücksichtigt.

Feld	Beschreibung
IBAN	Geben Sie die IBAN des Partners ein.
Kontoinhaber	Der Partner (genauer: die Bezeichnung des Partners) wird als Kontoinhaber vorgeschlagen. Geben Sie hier ggf. eine abweichende Bezeichnung für den Kontoinhaber an.
BIC	Sie können hier die BIC zur IBAN eingeben.
Bank	Hier können Sie die Bezeichnung der Bank hinterlegen.
Fakturierungsbuch	Wählen Sie das Fakturierungsbuch aus. Zur Auswahl stehen die Fakturierungsbücher der Firmen, denen der Partner zugeordnet. Soll eine Kontoverbindung mehreren Fakturierungsbüchern zugeordnet werden, so ist die Kontoverbindung mehrfach anzulegen und jeweils einem anderen Fakturierungsbuch zuzuordnen.
Lastschriftverfahren	Geben Sie hier das entsprechende SEPA-Lastschriftverfahren an, wenn der Partner am Lastschriftverfahren teilnimmt. In diesem Fall sollten die Felder Mandatsreferenz und Mandatsdatum gefüllt werden. Zur Auswahl stehen: Basislastschrift: Dieser Lastschrifttyp kann für alle SEPA-Lastschriftaufträge genutzt werden. Firmenlastschrift: Der Einzug von SEPA Firmenlastschriften ist nur im Geschäftsverkehr zwischen Firmen zulässig.
Mandatsreferenz	Nimmt der Partner mit dieser Kontoverbindung am SEPA-Lastschriftverfahren teil, hinterlegen Sie bitte die Mandatsreferenz. Jedes SEPA-Lastschriftmandat hat eine eindeutige Mandatsreferenz, die bei der Erteilung des Lastschriftmandats festzulegen und auf den Kontoauszügen beim Lastschrifteinzug mit angegeben ist.
Mandatsdatum	Nimmt der Partner mit dieser Kontoverbindung am Lastschriftverfahren teil, hinterlegen Sie bitte das Mandatsdatum. Dies ist das Datum, ab wann das Mandat mit dem Zahlungspflichtigen vereinbart wurde (in der Regel das Datum der Unterschrift auf dem Mandats-Dokument).
Bankeinzug von	Hier können Sie erfassen, wann mit dem Bankeinzug begonnen wurde.
Bankeinzug bis	Wird der Bankeinzug widerrufen, können Sie das Datum hier eintragen.

3. Rechnung erstellen

Erstellen Sie die Rechnung bzw. mehrere Rechnungen wie gewohnt, indem Sie sie auf den Status fakturiert setzen. Im Rahmen der Verarbeitung wird automatisch eine Zahlungsdatei erzeugt und im hinterlegten Verzeichnis abgelegt. Die Zahlungsdatei enthält die Lastschriften zu allen Rechnungen, die für Mandanten mit SEPA-Lastschriftmandat sind.

Durch die allgemeine Aktivierung des SEPA-Zahlungsverkehrs ist jetzt grundsätzlich bei der Erstellung einer Rechnung die Angabe des SEPA-Ausführungsdatums notwendig. Dieses ist auch dann anzugeben, wenn im Rechnungslauf keine Rechnung für Mandanten mit SEPA-Lastschriftverfahren enthalten ist.

4. Zahlungsdatei an die Bank übermitteln

Abschließend können Sie die erstellte Zahlungsdatei in Ihrem Banking-Programm importieren. Sie finden die Datei im in ADNOVA+ für die Bereitstellung hinterlegten Verzeichnis.