E-Rechnung einrichten mit allen Angaben für den Lebensmitteleinzelhandel

Die Fakturierung in ADNOVA+ unterstützt Sie dabei E-Rechnungen an Ihre Kunden zu versenden.

In diesem Artikel ist Schritt für Schritt beschrieben, welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen und wie Sie diverse Anforderungen der Lebensmitteleinzelhändler abdecken.

1. E-Rechnung im ZUGFeRD-Format einrichten

Zunächst sind die Basisdaten einmalig in der Firmeneinrichtung und im Fakturierungsbuch zu hinterlegen. Alle Daten die folgend in ADNOVA+ eingerichtet werden, werden automatisch in die X-Rechnung (xml-Datei) übernommen und müssen nicht mehr zwingend zusätzlich auf dem PDF abgedruckt werden. 

Für Fakturierungsbelege an den Lebensmitteleinzelhandel wird ggf. Ihre eigene GLN-Nummer verlangt, diese ist zusätzlich in der Firmeneinrichtung einzutragen. 

Im Abschnitt Angaben zur Firma im Reiter Kommunikation muss eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer hinterlegt werden. Über den Button Neu, können diese Informationen eingetragen werden.

Ggf. ist es notwendig im Abschnitt Steuernummer - Finanzamt, die Steuernummer über den Button Neu zu hinterlegen. Wenn Ihr Finanzamt hier noch nicht zu Auswahl steht, muss dieses erst über +Neues Finanzamt anlegen, hinzugefügt werden.

1.2 Einrichtung -> Fakturierung -> Fakturierungsbuch

In den Fakturierungsbucheinstellungen setzen Sie im Abschnitt Allgemein unter Archivierung das Häkchen bei Einzelbelege beim Schreiben im ZUGFeRD-Format erstellen (XRechnung konform).

Zudem sollte hier noch einmal kontrolliert werden, ob die Daten für Telefonnummer und E-Mail-Adresse aus der Firmeneinrichtung (Standard der Firma) korrekt sind oder ob ggf. andere Daten verwendet werden sollen, dann können diese durch das Entfernen des Häkchens korrigiert werden. 

Im Abschnitt Digitale Belegzustellung kann hinterlegt werden, dass die E-Rechnung direkt aus ADNOVA+ per Mail an den Rechnungssteller zugestellt wird. Die Einrichtung der digitalen Belegzustellung wird in folgendem Video erklärt: 

Digitale Belegzustellung - Rechnungen per E-Mail versenden

Richten Sie Ihre E-Rechnung und somit das Fakturierungsbuch ausschließlich für Rechnungen an den Lebensmitteleinzelhandel ein, sollte die Berechnungsregel unter dem Abschnitt USt-Berechnung auf USt vom Gesamtnettobetrag eingestellt werden. Achtung: Dabei ist kein Bruttoausweis auf der Rechnung mehr möglich.

Mögliche Fehlermeldungen: 

Wird Ihnen beim Speichern des Fakturierungsbuches folgende Fehlermeldung angezeigt? 

In diesem Fall empfiehlt es sich, das Briefpapier, welches unter Einrichtung -> Fakturierung -> Belegvorlage hinterlegt ist, in Word zu öffnen und erneut als PDF-Datei, aber PDF/A-kompatibel, abzuspeichern. 

Verwenden Sie für jede Belegvorlage das gleiche Briefpapier, muss dieses für jede Belegvorlage neu hinterlegt werden.

Verwenden Sie für jede Belegvorlage unterschiedliche Briefpapiere, müssen alle PDF-Dateien im PDF/A-Format abgespeichert und neu hinterlegt werden. 

2. Partnerstammdaten für die E-Rechnung anpassen

Mein Schreibtisch -> Alle Partner

Wählen Sie den entsprechenden Partner aus und klicken unten auf den Button Bearbeiten. 

In der Regel reicht es hier aus, eine USt-Id-Nr. für den Partner zu hinterlegen.

Für Fakturierungsbelege an den Lebensmitteleinzelhandel sind meist weitere Felder zu pflegen. Die entsprechenden Informationen zu GLN, etc. werden Ihnen von Ihrem Lebensmitteleinzelhändler mitgeteilt. Bitte prüfen Sie diese ggf. zusammen mit dem Markt.

Leitweg-Id-Nr.: Wenn diese hinterlegt wird, ist zwingend die digitale Belegzustellung für diesen Partner einzurichten. Die Leitweg-Id-Nr. wird meist bei Behörden oder staatlichen Einrichtung benötigt.

GLN: Allgemeine GLN-Nummer des Rechnungsempfängers

WE-GLN: Wareneingangs-GLN

RE-GLN: Rechnungsempfänger-GLN

Bei mehreren Lieferadressen mit derselben abweichenden Rechnungsadresse sind folgende Informationen zu Hinterlegen: 

3. Produkte für die E-Rechnung anpassen

Einrichtung -> Fakturierung -> Produkt

Für Fakturierungsbelege für den Lebensmitteleinzelhandel wird die GTIN zu jedem Produkt erforderlich. Tragen Sie diese im Abschnitt Allgemein unter GTIN ein. Möchten Sie die GTIN auch auf dem PDF abdrucken, tragen Sie diese in der Produktbeschreibung zusätzlich manuell nach, hierfür gibt es aktuell keinen Platzhalter. 

4. Weitere Angaben beim E-Rechnung schreiben

5. So erkennen Sie eine E-Rechnung in ADNOVA+

Eine E-Rechnung erkennen Sie in der Firmenakte oder im Belegbuch ganz einfach an der Büroklammer in der entsprechenden Symbolleiste.